Perpustakaan Pada Masa Pra Islam

Perpustakaan Pada Masa Pra Islam

Perpustakaan pertama disinyalir muncul di daerah yang dihimpit oleh dua sungai yaitu sungai Eufrat dan sungai Trigis. Perpustakaan pada zaman dahulu hanyalah sebuah tempat penyimpanan warisan, tempat-tempat ibadah. Pada zaman dahulu bahan-bahan koleksi perpustakaan adalah barang-barang sejarah tapi sudah disusun secara tematik sesuai dengan bidangnya, biasanya pengelolanya adalah seorang pendeta atau ahli ibadah

 Ada empat perpustakaan besar pada zaman dahulu yaitu perpustakaan zaman babylonia, perpustakaan mesir (5000 sm),  perpustakaan pada masa yunani kuno dan perpustakaan zaman Iskandariah Mesir.

Jenis perpustakaan zaman yunani kuno:

1.      Perpustakaan tempat ibadah:

Koleksi : semacam firman suci, aturan keagamaan termasuk sejarah tuhan atau dewa

2.      Temapat koleksi arsip pemerintah

Koleksi: menyangkut tentang peraturan-peraturan, perilaku pemerintah/penguasa

3.      Tempat untuk menyimpan catatan berkaitan nasab/keterunun

Koleksi: interaksi ekonomi, warisan, akte kelahiran tapi bersifat pribadi

4.      Tempat catatan yang berkaitan dengan muamalah

Koleksi: catatan jual beli, perjanjian ( sebagai referensi ketika terjadi perselisihan)

5.      Perpustakaan sekolah

Fungsi dari perpustakaan ini untuk dididik/mendidik  biasanya koleksi adalah tentang ilmu perdukunan

Perpustakaan Mesir Kuno ( 5000 SM)

1.      Perpustakaan melekat di tempat-tempat umum

2.      Perpustakaan dikalangan bangasawan

Koleksi: mengkoleksi surat-surat raja, peraturan, tata tertib

3.      Perpustakaan Khusus ( ini biasanya dimiliki oleh orang-orang terhormat dan tokoh masyarakat)

Koleksi; mengumpulkan tentang kabar keluarga, surat menyurat, cerita-cerita perang, perjalanan kafilah, kepahlawanan.

Perpustakaan pada masa mesir kuno ini tidak bisa lepas dari pengaruh pemuka agama.

Perpustakaan Yunani Kuno

Perpustakaan umum baru muncul pada masa plato pada abad ke 4 SM, pada masa yunani kuno perpustakaan banyak dimiliki oleh peneliti, filosof.

Perpustakaan Iskandariah Mesir

Tahun 285 M, berdiri perpustakaan besar di Mesir pada masa Iskandariah walaupin berdiri di mesir tapi mengkoleksi karya-karya Yunani lebih kurang setengah juta kopi.

Perpustakaan iskandariah terbagi dua:

1.      perpustakaan besar

2.      perpustakaan kecil.

Kebijakan pengembangan koleksi Pada Perpustaka Akbid Muhammadiyah Banda Aceh

A.    Pendahuluan

Manajemen mempunyai pengertian yang berbeda-beda namun secara umum manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu. Manajemen yang berhubungan dengan perpustakaan berarti segala kegiatan perpustakaan yang diatur dengan menggunakan  perencanaan matang untuk mendukung dan mencapai tujuan bersama yang sudah digambarkan dalam visi dan misi masing-masing perpustakaan. Perpustakaan secara umum  mempunyai aktivitas yang kompleks mulai dari pengaadaan koleksi, pengolahan koleksi dan penyebaran informasi, yang masing-masing aktivitas ini harus di atur secara detail dan jelas, hal ini untuk memudahkan koordinasi penyebaran informasi kepada pengguna.

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, kebutuhan pengguna yang meningkat dan berubah dari waktu ke waktu, serta pengembangan koleksi perpustakaan yang dilakukan secara terus menerus menyebabkan makin bertambah banyaknya koleksi yang ada di perpustakaan. Sebagian koleksi pustaka akan berkurang manfaatnya. Misalnya karena ada perkembangan baru sehingga diperlukan edisi mutakhir. Ada koleksi pustaka yang walaupun usia terbitannya sudah tua, tetapi nilainya makin tinggi baik nilai ilmiahnya (intrinsic) maupun nilai fisiknya (eksentrik).

Koleksi yang mampu memotivasi masyarakat untuk mengakses perpustakaan adalah koleksi yang berkualitas, sesuai kebutuhan pengguna perpustakaan serta jaminan kemudahan akses terhadap koleksi tersebut. kualitas koleksi dipengaruhi dan kesuaian koleksi dengan kebutuhan pemustaka dipengaruhi oleh proses pengadaan bahan pustaka. Sedangkan kemudahan dalam mengakses koleksi perpustakaan sangat dipengaruhi oleh proses pengolahan serta pelayanan bahan pustaka.

Proses pengadaan, pengolahan serta pelayanan bahan pustaka merupakan objek dari kajian manajamen koleksi perpustakaan. Melihat arti penting koleksi dalam sebuah perpustakaan maka sudah selayaknya jika pengelola perpustakaan mempelajari tentang manajemen koleksi perpustakaan.

B.     Misi dan tujuan Perpustakaan AKBID Muhammadiyah Banda Aceh

Misi :

Penyedia informasi dan layanan sebagai penunjang proses penelitian, pembelajaran dan pengabdian masyarakat untuk menghasilkan lulusan tenaga kesehatan yang Profesional dan Islami

Tujuan:

1.      Menyediakan sumber informasi ilmu pengetahuan dalam menunjang pembelajaran civitas akademika

2.      Mewujudkan jaringan informasi dengan menjalin kerjasama antar Perpustakaan Perguruan Tinggi

3.      Sebagai pendukung terbentuknya kader Aisyiyah dan Muhammadiyah sebagai pelopor, pelangsung dan penyempurna amal usaha Muhammadiyah.

C.    Komunitas yang dilayani

Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Tujuan perguruan tinggi di Indonesia dikenal dengan nama Tri Dharma Perguruan Tinggi ( pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat) maka perpustakaan perguruan tinggi pun bertujuan membantu melaksanakan ketiga darma perguruan tinggi tersebut.

Perpustakaan AKBID Muhammadiyah Banda Aceh merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang ada di Indonesia, dengan berkonsentrasi melayani segala civitas akademika yang bernaung di bawah yayasan tersebut. Adapun komunitas yang dilayani oleh perpustakaan tersebut adalah:

-          Staf dan karyawan Akbid Muhammadiyah Banda Aceh

-          Dosen tetap dan dosen tidak tetap

-          Mahasiswa AKBID Muhammadiyah Banda Aceh

-          Mahasiswa Jur Kesehatan di Luar AKBID Muhammadiyah Banda aceh

Mahasiswa atau pengunjung dapat memanfaatkan fasilitas dan layanan yang ada di perpustakaan setelah keanggotaannya aktif. Khusus untuk  pengguna di kalangan Akbid Muhammadiyah sendiri memiliki persyaratan yang harus di patuhi yaitu:

Mahasiswa Baru

1. Civitas Akademika AKBID Muhammadiyah Banda Aceh
2. Mengisi Formulir Pendaftaran
3. Menyerahkan pas photo 2x3 (dua lembar) dan 3 x 4 (1 lembar)

Mahasiswa Lama

1. Menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku
2. Menyerahkan pas foto 2 x 3 sebanyak 1 lembar
3. Mengganti biaya administrasi Rp. 10.000,- (untuk kartu yang hilang)

Pengguna dapat meminjam koleksi dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Jumlah pinjaman :  2 buku
2. Batas waktu peminjaman : 7 hari ( dapat diperpanjang)

Dosen dan karyawan, dapat memanfaatkan fasilitas dan layanan yang ada di perpustakaan setelah status keanggotanya aktif.

Syarat untuk melakukan aktivasi bagi dosen dan karyawan adalah:

• Mengisi Formulir Pendaftaran
• Menyerahkan pas photo 2x3 sebanyak (2 lembar), 3x4 (1lembar)

Dosen dan karyawan dapat meminjam koleksi buku teks yang ada, dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Dosen :

• Jumlah Pinjaman : 10 Buku dapat diperpanjang
• Batas Waktu         : 1 Bulan (Khusus tugas belajar 6 Bulan)

2. Karyawan :

• Jumlah Peminjaman : 5 Buku
• Batas Waktu          : 15 Hari
• Keterangan            : tidak dapat diperpanjang

Ketentuan untuk pengguna luar :

Syarat- syarat administrasi pengguna luar perpustakaan Akbid Muhammadiyah Banda Aceh

1. Dibuka Untuk Umum/Alumni hari Rabu dan Kamis
2. Bersedia mematuhi tata tertib perpustakaan
3. Menyerahkan surat pembertahuan dari instansi terkait
4. Menunjukan identitas diri yang masih berlaku
5. Membayar uang administrasi Rp. 10.000,-
6. Berhak mengcopy koleksi buku maksimal 2 eks

D.    Tanggung Jawab dan Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi merupakan suatu proses universal untuk perpust karena setiap perpust akan membangun koleksi yg kuat untuk kepentingan pengguna perpust. Adapun perincian kegiatan pengembangan koleksi terdiri dari :

1.      Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi

2.      Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsure yg terlibat dlm pengembangan koleksi

3.      Mengidentifikasi kebutuhan pengguna

4.      Memilih dan mengadakan bahan pustaka

5.      Merawat bahan pustaka

6.      Menyiangi bahan pustaka

7.      Mengevaluasi koleksi

Sebuah kebijakan pengembangan koleksi, bila disiapkan dengan baik pada kenyataannya adalah rencana induk perpustakaan untuk membangun dan memelihara koleksinya. Dalam membuat kebijakan pengembangan koleksi kita harus mengetahui hal-hal berikut ini :

1.      Kekuatan dan kelemahan koleksi.

2.      Pengguna yang kita layani dan bagaimana mereka berubah.

3.      Sumber-sumber informasi lain yang tersedia di sekitar lingkungan pengguna perpustakaan anda atau yang tersedia secara pinjam antar perpustakaan.

Kewenangan merumuskan kebijakan pengembangan koleksi di perpustakaan Akbid Muhammadiyah Banda Aceh di percayakan kepada

a.       Pustakawan

b.      Wakil civitas akademika

c.       Wakil unit penelitian dan unit lain yang terkait.

Pada perpustakaan Akbid Muhammadiyah Banda Aceh yang berhak untuk mengusulkan pembelian bahan pustaka:

a.       Pustakawan

b.      Tenaga pengajar

c.       Mahasiswa

d.      Pihak atau unit lain bila diperlukan

Sedangkan yang berhak melakukan seleksi terhadap usulan pembelian bahan pustaka adalah Tim seleksi, kemudian yang berhak menetapkan pengadaan bahan yang telah diseleksi adalah kepala perpustakaan.

Setiap perpustakaan diharapkan mampu mengikuti perkembangan informasi, mengetahui kekuatan dan kekurangan, serta dapat memprediksi perkembangan di masa depan. Hal itu seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk itu pustakawan mempunyai tanggung jawab untuk melakukan evaluasi terhadadap koleksi yang ada di perpustakaan.
Setelah pustakawan  selesai mengevaluasi kemudian di susunlah laporan kebutuhan koleksi sesuai dengan saran dan permintaan pengguna kemudian disampaikan kepada pimpinan. Hasil evaluasi tersebut perlu dipilah dan di pilih untuk menentukan yang mendesak untuk di tindak lanjuti dengan pengembangan dalam hal ini di lakukan sesuai dengan kondisi dan kemampuan keuangan yang tersedia. Maka dalam mengembangkan  koleksi perpustakaan selain segi fisik juga tidak kalah pentingnya di lihat dari segi keuangan perpustakaan karena apabila banyak kebutuhan pengadaan koleksi akan tetapi dana tidak mencukupi pengembangan tersebut mustahil bisa dilaksanakan.

E.     Pendanaan dan alokasi

Pengadaan  bahan pustaka dapat dilakukan dengan  cara pembelian, hadiah dan tukar-menukar. Di Perpustakaan AkBID Muhammadiyah Banda Aceh, kegiatan pembelian bahan pustaka diperoleh  melalui dana  APBN  (pemerintah)  dan dana SPP dari mahasiswa. Dana tersebut dialokasikan untuk pembelian bahan pustaka buku dengan memperhatikan kebutuhan yang ada.

F.     Kebijakan seleksi, prosedur dan prioritas

Otoritas  yang  melaksanakan  seleksi  adalah  dosen dan  pustakawan. Sedangkan mahasiswa boleh memberikan usulan  dengan memperhatikan kebutuhan perkuliahan.  Yang  membuat  rumusan  kebi jakan  seleksi adalah  pustakawan  pengadaan,  dimana dalam  melakukan seleksi   perlu  mempertimbangkan  kriteria sebagai berikut:

a.      Kualitas isi

Untuk bahan  pustaka tercetak  yang dibeli baik fiksi maupun non fiksi harus merupakan  hasil  karya dari  para ahli yang  mempunyai otoritas di bidangnya, demikian juga untuk bahan pustaka non cetak.

b.      Kualitas fisik

Bahan  pustaka yang  dipilih penjilidan harus kuat, mudah dibuka dan menarik. Dalam hal cetakan harus mudah dibaca, Margin halaman harus cukup lebar untuk memungkinkan penjilidan ulang . Desain harus menarik, baik desain cover maupun  ilustrasi. Sedangkan untuk bahan non cetak kualitas teknis bahan yang dibeli harus memenuhi standar profesional.

c.       Penerbit

Bahan pustaka yang dipilih harus merupakan produk penerbit yang mempunyai  reputasi  yang baik khususnya dalam penyajian  materi. Demikian juga untuk bahan non cetak bahan yang dibeli harus dari distributor / produser yang bereputasi baik.

d.      Kemutakhiran

Bahan pustaka yang akan dipilih harus dilihat  dari tahun penerbitannya., sehingga diperoleh bahan yang selalu  up to date dan mengikuti perkembangan.

e.       Harga

Harga juga  menjadi  pertimbangan  dalam  melakukan  seleksi  bahan pustaka. Apakah  buku yang akan dibeli sangat dibutuhkan atau banyak digunakan.Disamping kritria di atas  dalam menyeleksi bahan pustaka juga perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Pengadaan  buku dengan judul  baru  minimal  setiap judul 3 eksemplar,
2. Pengadaan buku dengan judul yang sudah ada perlu  melihat tingkat keterpakaian buku yang bisa dilihat dari statistik buku yang dipinjam dan penambahannya dengan melihat eksemplar yang sudah dimiliki.
3. Alokasi dana pembelian baik melalui dana APBN maupun SPP tetap memperhatikan semua masukan yang ada. Artinya setiap unit yang ada dipertimbangkan untuk  mendapatkan  alokasi dana yang sama.

Buku-buku yang  mendapat prioritas pengadaan adalah:

1. Buku-buku  yang  susah  didapat  seperti  buku-buku  referensi kesehatan, kebidanan.

2. Buku-buku  pegangan dosen dan mahaiswa.

Adapun  prosedur  untuk seleksi  bahan  pusaka  adalah sebagai berikut:

• Menghimpun  alat  seleksi, seperti:

1. Buku pedoman akademik untuk mengetahui  kurikulum  / silabus mata kuliah
2. Katalog  penerbit,
3. Bibliografi,
4. Daftar tambahan  buku baru,
5. Tinjauan dan resensi,
6. Katalog buku online,
7. Pangkalan data perpustakaan lain.
8. Melakukan seleksi bahan pustaka berdasarkan alat  seleksi yang tersedia
9. Meminta daftar usulan buku ke fakultas
10. Melihat daftar  usulan  buku  yang  ada: dari dosen, mahasiwa melalui email  yang  sudah dikirim  ke bagian  pengadaan ataupun lewat daftar usulan buku e-mail dan kotak saran yang  tersedia di Perpustakaan AKBID Muhammadiyah Banda Aceh.
11. Mengecek bahan pustaka yang  diusulkan  melalui OPAC AKBID Muhammadiyah Banda Aceh untuk memastikan bahan pustaka tersebut sudah dimiliki atau belum.

• Membuat daftar usulan buku . Dalam  membuat daftar  usulan buku  harus disesuaikan dengan  jumlah dana yang  tersedia, banyaknya usulan  , skala  prioritas dan desiderata. Untuk pengadaan melalui dana APBN, daftar  usulan  dibuat dan diajukan  satu  tahun sebelumnya dari  tahun anggaran yang  ditetapkan. Sedangkan untuk dana SPP daftar usulan dibuat 4 kali dalam setahun yaitu  bulan Januari, April, Juli dan Oktober.

• Meminta  persetujuan  kepala Perpustakaan  atas  daftar usulan buku yang sudah dibuat.

• Daftar  usulan  buku  yang  sudah disetujui   dikirim kepada unit terkait (bag Keuangan) untuk proses lebih lanjut.

Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Dana APBN

1. Kepala Perpustakaan membuat TOR / proposal untuk diajukan kepada Direktur akademi.
2. Pustakawan membuat daftar usulan buku  yang disesuaikan dengan jumlah dana yang diajukan.
3. Setelah selesai daftar usulan diserahkan kepada kepala Perpustakaan , apabila mendapat persetujuan maka daftar usulan tersebut berserta proposal dikirimkan ke Rekanan AKBID Muhammadiyah Banda Aceh.
4. Selanjutnya pustakawan  melakukan tugas sesuai dengan PP No. 8 tahun 2006 pasal 10 ayat (5) yaitu:

1.      Menyusun jadwal dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan

2.      Menyusun dan menyiapkan harga perkiraan sendiri (HPS)

3.      Menyiapkan dokumen pengadaan

4.      Mengumumkan pengadaan barang/jasa di surat kabar nasional dan / atau propinsi dan / atau papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan juga diumumkan di website pengadaan nasional

5.      Menilai kualifikasi penyedia melalui pascakualifikasi atau prakualifikasi

6.      Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk

7.      Mengusulkan calon pemenang

8.      Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan barang dan jasa

9.      Menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/ jasa dimulai:

a.       Selama proses penawaran  berlangsung untuk bahan  pustaka yang berbahasa asing  adakalanya berstatus OOP  (out of Print), OOS (Out of stock), not available (tidak tersedia), NYP (belum terbit) ataupun publication canceled) . maka tugas bagian pengadaan membuat daftar bahan pustaka pengganti dengan  memberi  persyaratan  bahwa  peserta lelang harus dapat menunjukkan surat dari penerbit asli yang menyatakan status buku tersebut,  Hal tersebut dilakukan untuk menghindari kecurangan dalam proses pengadaan . Dan Daftar pengganti yang dibuat tidak boleh berasal dari peserta lelang, agar tidak terjadi permainan harga.

b.      Selama proses pengadaan berlangsung, bagian pengadaan mencatat setiap kegiatan yang berlangsung, seperti pengiriman dilakukan dalam berapa tahap, prosentase buku yang sudah dikirim,  dan juga prosentase penggantian buku yang berstatus.

c.       Menerima buku datang dan mencocokkan dengan daftar usulan buku. Biasanya untuk pengecekan dilakukan dengan nomor kontrak buku.

d.      Shelving untuk buku-buku yang sudah diterima yang diurutkan berdasarkan  nomor Kontrak buku yang ditempel di punggung buku. Nomor kontrak ini dibuat dari nomor urut daftar usulan buku. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan pengecekan selama proses pengiriman , juga memudahkan pengecekan  oleh tim penerima barang.

e.       Setelah proses pengiriman selesai, bagian pengadaan melaporkan kepada panitia penerima barang untuk melakukan pengecekan bahwa buku sudah selesai dikirim.

Prosedur Pengadaan Melalui Dana SPP:

1. Membuat daftar usulan buku sesuai dengan jumlah dana yang tersedia
2. Daftar usulan tersebut diserahkan kepada kepala perpustakaan.
3. Ka Perpustakaan menunjuk rekanan yang mempunyai reputasi yang baik dan dianggap mampu untuk melaksanakan tugas tersebut.
4. Menerima buku datang dan mencocokkan buku dengan dafar pengiriman dan daftar usulan.
5. Shelving buku yang sudah diterima berdasarkan nomor urut buku
6. Melaporkan kepada panitia penerima barang

Tingkat Materi Yang Dikumpulkan

Teks book :  buku- buku teks, terbitan pemerintah, koleksi referensi

1. Terbitan Berkala (Periodecals) seperti Koran, Majalah dll.
2. Jurnal
3. Grey Literature seperti Tesis, Skripsi, Laporan Penelitian

Non Cetak

1. CD ROM : Proquest, CD Suplement Buku dan Majalah,
2. DVD Sampoerna (Permata Bangsaku dan Maestro)
3. Koleksi Digital (Tesis, Skripsi dan Penelitian)
4. Online Jurnal (Proquest )

Pemakai Yang Mendapat Prioritas

Civitas akademika AKBID Muhammadiyah mendapat prioritas yang sama dalam seleksi bahan pustaka  yang disesuaikan dengan dana/ anggaran yang ada dan  kebutuhan masing-masing yang bisa dilihat dari Unit,jurusan maupun prodi.

Penjual /Penerbit ( kodifikasi)

Untuk dana APBN   pengadaannya dengan sistem lelang, sehinga tergantung dari penerbit/ distributor yang menang lelang.

G.    Koleksi Khusus

Koleksi khusus yang dimiliki perpustakaan AKBID  Muhammadiyah Banda Aceh adalah koleksi tesis, skripsi dan laporan  penelitian  yang diperoleh dari dosen yang akan  mengajukan kenaikan pangkat.  Disamping  itu perpustakaan juga mempunyai koleksi hasil kerja sama  yaitu  Suara Muhammadiyah, koleksi majalah IBI, koleksi UNSTA, koleksi Pedoman Hidup Sehat, Koleksi PTM (perguruan tinggi muhammadiyah). Koleksi tersebut menjadi tanggungjawab pustakawan   yang ditugasi untuk mengolah  dan  melayankan bahan  pustaka tersebut, sedangkan untuk pengadaannya tergantung dari masing-masing lembaga tersebut.

H.    Penyiangan Koleksi (Weeding)

Penyiangan  koleksi adalah  suatu praktek  pengeluaran atau pemindahan ke gudang , duplikat bahan pustaka, buku-buku yang jarang digunakan, dan bahan pustaka lainnya yang tidak lagi dimanfaatkan oleh pengguna. Penyiangan  dilakukan  agar bahan pustaka yang dimiliki selalu up to date, tepat guna dan mencermikan tujuan perpustakaan. Disamping itu juga  menghemat ruangan agar  tidak penuh, juga  meningkatkan akses   pada koleksi. Adapun kriteria penyiangan  koleksi yang ada di Perpustakaan AKBID Muhammadiyah Banda Aceh adalah sebagai berikut:

1. Subyek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan
2. Bahan pustaka yang sudah usang isinya atau sudah kadaluwarsa.
3. Edisi terbaru sudah ada, apabila eksemplar terlalu banyak maka yang  lama dapat dikeluarkan dari koleksi
4. Bahan pustaka yang tingkat kerusakannya sudah tidak bisa diperbaiki lagi.
5. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya.
6. Bahan pustaka yang jumlah eksemplarnya banyak, tetapi frekuensinya rendah. biasanya buku-buku yang didapatkan melalui hadiah jumlah eksemplarnya banyak sehingga perlu disiangi agar tidak memakan  tempat. Maksimal 5 eks yang di sirkulasi dan 1 eks untuk koleksi cadangan /tandon.
7. Hadiah yang diperoleh tanpa diminta, dan tidak sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
8. Termasuk dalam  katagori  buku yang dilarang  menurut  hukum  untuk beredar.
9. Bahan pustaka yang tidak digunakan lagi dan tidak dibutuhkan

Dalam melakukan penyiangan, harus mempertimbangkan berbagai aspek seperti: mengkaji ulang perkembangan  kebutuhan  informasi  pemustaka,  melihat riwayat  pemanfaatan  bahan pustaka tersebut, dan juga anggaran yang  tersedia untuk pengembangan koleksi.Yang melaksanakan penyiangan adalah pustakawan , adapun prosedur penyiangan adalah sebagai berikut:

1. Pustakawan    mengadakan pemilihan  bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan pedoman penyiangan.
2. Pustakawan  mendata buku-buku yang akan disiangi .
3. Buku yang dikeluarkan dari koleksi, kartu bukunya dikeluarkan dari kantong  buku  yang bersangkutan. Begitu pula dengan  katalognya, harus dihapus dari Opac.
4. Buku-buku tersebut distempel/ dicap “ dikeluarkan dari koleksi perpustakaan” sebagai bukti bahwa bahan pustaka tersebut sudah dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
5. Apabila bahan tersebut masih dapat dipakai orang lain, dan jumlahnya banyak , maka dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau hadiah
6. Apabila dalam beberapa tahun buku itu tidak ada yang membutuhkan, maka buku itu dapat dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
7. Bahan pustaka yang akan dikeluarkan harus dibuatkan berita acara, dan beberapa prosedur administrasi lainnya dengan memperhatikan peraturan yang berlaku tentang penghapusan  barang milik negara.

I.        Hadiah, Sumbangan dan Tukar Menukar

Perpustakaan menerima hadiah atau sumbangan dari manapun dan berhak menyeleksi  hadiah  tersebut  sesuai dengan kebutuhan, dengan mempertimbangkan cakupan buku-buku yang disumbangkan sesuai dengan kebutuhan , tingkat pemanfaatan koleksi, juga pengolahan dan penyimpanannya.

1. Hadiah atas permintaan, prosedurnya:

1. Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak pemberi sumbangan
2. Mengirimkan surat permohonan dengan disertai daftar buku yang dibutuhkan
3. Apabila permohonan diterima, mengirimkan ucapan terima kasih
4. Menerima buku-buku sumbangan dan mencocokkan dengan daftar pengantar apakah sudah sesuai/ belum dengan daftar usulan yang dibuat.
5. Mengolah buku sumbangan sesuai  prosedur.

2.      Hadiah tidak atas permintaan, prosedurnya:

1. Buku yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
2. Mengirimkan surat ucapan terima kasih
3. Buku yang diterima diperiksa , apakah subyek sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi, apabila sesuai buku dapat  diproses. Apabila jumlahnya banyak buku tersebut dapat dihadiahkan ke perpustakaan fakultas atau perpustakaan lain. Jika buku tidak sesuai disisihkan untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali kepada pihak lain .

3.      Kebjakan Tukar - Menukar

Tukar menukar koleksi yang dilakukan adalah dengan mengirimkan koleksi  yang  diterbitkan  sendiri, seperti, warta perpustakaan, daftar tambahan koleksi buku baru, dan juga buku hadiah yang jumlah eksemplarnya banyak .

J.      Kerjasama

Koleksi yang dimiliki perpustakaan  sebaiknya hasil  kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi dalam hal ini adalah pustakawan pengadaan, pustakawan fakultas,  kepala perpustakaan, dosen, mahasiswa . Karena dari  kerjasama  yang baik  akan diperoleh  koleksi  yang sesuai  dengan kebutuhan.Sedangkan kerjasama dengan lembaga ataupun perpustakaan lain dapat dilakukan dengan cara tukar menukar koleksi, hadiah ataupun penggandaan  koleksi.

Perpustakaan AKBID MUhammadiyah Banda Aceh telah melakukan kerjasam dengan berbagi institusi pemerintahan dan pendidikan baik itu yang berada di aceh maupun di luar aceh. Sepert kerjasama dengan Badan Arsip dan perpustakaan Provinsi Aceh, Badan Dokumentasi Aceh,  Jur Ilmu Perpustakaan IAIN Ar-Raniry Banda Aceh, AKPER dan AKBID yang berada di Aceh, Dinas Kesehatan Aceh dan Perguruan Tinggi Muhammadiyah se Indonesia.

K.    kebijakan Keluhan dan Pengaduan

Untuk Keluhan atau  pengaduan  dapat dimasukkan  ke dalam kotak saran  yang tersedia  atau   langsung  menemui  petugas  perpustakaan ataupun kepala perpustakaan. Bahan pustaka yang dihilangkan, harus mengganti sesuai dengan bahan pustaka yang dihilangkan atau mengganti  uang  yang  jumlahnya  sesuai dengan harga bahan  pustaka tersebut.

Daftar pustaka

_____________ 2008. “ Undang-Undang Guru dan Dosen: UU RI No.14. Th. 2005”. Jakarta: Sinar Grafika.

_____________ 2007. “ Undang-Undang Perpustakaan: UU RI No 43 Tahun 2007”. Jakarta: Asa Mandiri.

Bush, Tony dan Coleman, Mariane. 2012. “Manajemen Mutu Kepemimpinan Pendidikan”. Yogyakarta:IRCiSoD.

Koeshartono,D dan suwartono,F.X. 2009. “Budaya Organisasi: Kajian Konsep dan Implementasi”. Yogyakarta: Universitas Atma Jaya.

Lasa, Hs. 2009. “Kamus Kepustakawanan Indonesia”. Yogyakarta: Pustaka Obor Publisher.

Lasa, Hs. 2008. “ Manajemen Perpustakaan”. Yogyakarta: Gama Media.

Ratminto dan Winarsih, Atik Septi.2010. “Manajemen Pelayanan”. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Sulistyo- Basuki, 1991. “ Pengantar Ilmu Perpustakaan”. Jakarta: Gramedia Pustaka utama.

Suwarno, Wiji. 2010. “ Ilmu Perpustakaan dan Kode Etik Pustakawan”. Yogyakarta: Ar-Ruzz.

---

[1]               Cut Putroe Yuliana, S.IP. Mahasiswi Pasca Sarjana Jur. Ilmu Perpustakaan dan Informasi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.s